Η πρώτη επαγγελματική συνάντηση

Χρήσιμες συμβουλές για το πρώτο ραντεβού με πελάτη....

Φαντάσου, εσένα να κάθεσαι περιμένοντας για μια πρώτη συνάντηση με έναν νέο πελάτη. Ο υποψήφιος πελάτης σου μόλις μετακόμισε σε ένα νέο σπίτι και επιθυμεί έναν εξ ολοκλήρου καινούριο σχεδιασμό. Γνωρίζεις ότι θέλει κάτι μοναδικό με ένα πολύ διαφορετικό στυλ, συνδυασμό χρωμάτων και γενικότερα μια πολύ διαφορετική ατμόσφαιρα από αυτή που επικρατούσε στο προηγούμενο σπίτι. Ο υποψήφιος πελάτης σου μπορεί να ξεκινάει με ενθουσιασμό, ωστόσο, σύντομα θα διαπιστώσεις ότι δεν έχει καμία ιδέα για το τι ακριβώς θέλει. Πώς να χειριστείς την κατάσταση;

Πριν τη συνάντηση

Το πιστεύεις ή όχι, μπορείς να ετοιμάσεις κάτι από πριν. Από την αρχή της συνάντησης να είσαι έτοιμος να οδηγήσεις τον πελάτη στην επιλογή χρωμάτων, στυλ και κάτοψης. Αυτό θα βοηθήσει και σένα στο να παραμείνεις ψύχραιμος και οργανωμένος, αν τελικά συναντηθείς με κάποιον που δεν έχει καμία συγκεκριμένη επιθυμία.

Ξεκίνα με μερικές ερωτήσεις στον εαυτό σου

· Τι γνωρίζεις ήδη για τον πελάτη

· Τι μπορείς να ρωτήσεις ώστε να μάθεις περισσότερα για τις ανάγκες και τα γούστα του

· Τι μπορείς να τον ρωτήσεις ώστε να πάρεις τις πληροφορίες που χρειάζεσαι για να ξεκινήσεις

· Ποιες ακριβώς πληροφορίες χρειάζεσαι ώστε να αποφασίσεις εάν μπορείς να έχεις μια ομαλή συνεργασία με το συγκεκριμένο πελάτη

Στην επαγγελματική σου σταδιοδρομία θα συναντήσεις πολλούς υποψήφιους πελάτες, οι οποίοι θα σε επισκέπτονται με λίγες ή και καθόλου ιδέες για το τι θέλουν. Γι' αυτό το λόγο ένα επαγγελματικό ραντεβού θα αποβεί εποικοδομητικό και για σένα αλλά και για τον πελάτη. Είναι μια ευκαιρία να καταλάβεις τι θέλει, τι σχεδιασμό χρειάζεται και εάν εσύ και όλοι αυτοί οι πελάτες μπορείτε να έχετε μια αρμονική συνεργασία.

Συγκέντρωσε στοιχεία

Ανέλυσε τι ήδη ξέρεις για τον υποψήφιο πελάτη σου. Οι αρχικές πληροφορίες που πιθανόν να κατέχεις θα σε βοηθήσουν στο να επικεντρωθείς σε ορισμένα πρώτα σημεία. Πρώτα απ' όλα, σκέψου:

· Ηλικία

· Εάν έχει γίνει αναφορά σε παιδιά ή οικογένεια

· Τοποθεσία

· Το μέγεθος του χώρου

· Αναφορά σε τι αρέσει και τι όχι

Οι βασικές λεπτομέρειες είναι αυτές που θα καθορίσουν την επιλογή του σωστού σχεδιαστικού "δρόμου". Ακόμη, μπορείς να προβάλλεις στον υποψήφιο πελάτη ένα δείγμα από προηγούμενες δουλειές σου με αποτέλεσμα να αποκτήσει και αυτός με τη σειρά του μια ιδέα για σένα και για το τι τον περιμένει...

Οργάνωσε τις ερωτήσεις σου και τι χρειάζεται να γνωρίζεις

Μπορείς να ξεκινήσεις μόνο με τα βασικά. Το επαγγελματικό ραντεβού είναι μια ευκαιρία για να μάθεις τι άλλο χρειάζεσαι για να συνεχίσεις στη συγκεκριμένη πρόκληση-δουλειά. Πριν ξεκινήσει η συνάντηση, σκέψου τι είδους πληροφορίες θα χρειαστείς να πάρεις από τον πελάτη σε περίπτωση που κλείσει η συμφωνία.

Δώσε προσφορά

Ο μέσος χρόνος διάρκειας ενός επαγγελματικού ραντεβού κρατάει μια με δυο ώρες. Κανονικά, οι πελάτες χρεώνονται με την ώρα, γι' αυτό το λόγο θα πρέπει να τον ενημερώσεις από πριν για τον προαπαιτούμενο χρόνο της συνάντησης. Εάν ο χώρος είναι απλός και μικρός, τότε παραχώρησε μια ώρα τουλάχιστον στη διάρκεια του ραντεβού και ανέφερε την τιμή, ξεκαθαρίζοντας πάντα τις πρόσθετες αμοιβές που πιθανόν θα υπάρξουν σε περίπτωση υπέρβασης της προβλεπόμενης ώρας. Εάν ο χώρος είναι περίπλοκος και μεγάλος, τότε σίγουρα πρέπει να διαθέσεις δυο ώρες στον υποψήφιο πελάτη.

Στο ραντεβού

Κατά τη διάρκεια του επαγγελματικού ραντεβού θα έχεις την ευκαιρία να ανταλλάξεις πληροφορίες, τι μπορείς να προσφέρεις αλλά και τι χρειάζεται ο πελάτης. Κάποιοι επαγγελματίες προτιμούν να πραγματοποιούν τις πρώτες συναντήσεις στο γραφείο τους και στη συνέχεια να προγραμματίζουν ξεχωριστό ραντεβού για να δουν το χώρο, για παράδειγμα εάν είναι στο στάδιο κατασκευής. Με αυτό τον τρόπο μπορούν να επικεντρωθούν σε συγκεκριμένα σημεία χωρίς αντιπερισπασμούς.

Άλλοι επιλέγουν την απευθείας συνάντηση στο χώρο με αποτέλεσμα την παράλληλη εξέτασή του. Κοιτάζοντας το χώρο και συζητώντας διάφορες ιδέες θα μπορέσεις να διαπιστώσεις εάν ταιριάζεις με τον πελάτη και εάν τελικά, η συγκεκριμένη δουλειά σε αντιπροσωπεύει. Επίσης, αυτό βοηθάει στο να οραματιστεί ο υποψήφιος πελάτης τις ιδέες σου σε περίπτωση που δεν έχει αποφασίσει ακόμα ο ίδιος τι θέλει για το χώρο του.

Κάνε ερωτήσεις

Κάνοντας ερωτήσεις διευθύνεις και ταυτόχρονα βοηθάς τον πελάτη να επικεντρωθεί στα θέλω του και στις ανάγκες του ακόμα και αν διαφέρουν από τις απόψεις σου. Εσύ θέλεις να μάθεις γι' αυτόν. Φυσικά, δεν υπάρχει ο χρόνος και ούτε είναι απαραίτητο να μάθεις όλη την ιστορία της ζωής του, γι' αυτό κάνε φιλικές ερωτήσεις αλλά συγχρόνως συνοπτικές.

Μερικές ερωτήσεις:

· Χρώματα αρεσκείας και το αντίθετο

· Ποιο είναι το επάγγελμα του πελάτη

· Άλλα ενδιαφέροντα

· Τι του φτιάχνει τη διάθεση

· Εάν έχει ήδη σκεφτεί κάτι (π.χ. χρώματα, έπιπλα που έχει δει κάπου, πίνακες)

· Κάποια υλικά που προτιμάει

· Υπάρχει κάτι που να το απορρίπτει εξ αρχής

· Τι του αρέσει και τι όχι στο σχεδιασμό προηγούμενων χώρων

Βεβαιώσου ότι οι ερωτήσεις είναι για να ανακαλύψεις τι θέλει ο πελάτης. Λάβε υπόψιν σου τις αντιπάθειες του και το τι δεν θα χρειαστείς, θα δεις πως είναι εξίσου χρήσιμα με τα πράγματα που αρέσουν στον πελάτη σου και αυτά που θα σου χρειαστούν, πόσο μάλλον εάν ο ίδιος δεν είναι κατασταλαγμένος.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μην ξεχάσεις να ρωτήσεις μέχρι πόσα χρήματα είναι ικανός να διαθέσει. Δεν μπορείς να συνεχίσεις τίποτα χωρίς να γνωρίζεις πρώτα την οικονομική δυνατότητα του πελάτη σου.

Άρχισε τους συνδυασμούς

Καθώς μαθαίνεις τον πελάτη, άσε τη δημιουργικότητά σου να ξεδιπλωθεί. Βοήθησέ τον να επικεντρωθεί στο τι του αρέσει και στο τι όχι μέσω τη χρήση εικόνων. Το οπτικό υλικό θα βοηθήσει τον εκάστοτε πελάτη να περιγράψει πράγματα που πιθανόν του αρέσουν ή όχι. Κοίταξε καταλόγους και φωτογραφίες, τα λεγόμενα "references". Παρουσίασε στον πελάτη ένα συνδυασμό από μοντέρνα αλλά και κλασικά στυλ και κράτα σημειώσεις για το τι του τράβηξε την προσοχή.

Στη συνέχεια δημιούργησε λίστες για να παρακολουθείς πιο εύκολα την πρόοδο που σημειώνεται καθ' όλη τη διάρκεια της συνάντησης.

· Πράγματα που θέλει και ανάγκες

· Πράγματα που σίγουρα δεν θέλει αλλά και δεν μπορεί

· Ιδέες που αναπτύχθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Μην αγχωθείς σε περίπτωση που όλα αρχικά θα είναι αόριστα και ασαφή. Άλλωστε κάθε αρχή και δύσκολη! Οι ιδέες σου θα καθοριστούν περισσότερο εάν τελικά κλείσει η συμφωνία.

Ειδικές περιστάσεις

Οι ειδικές περιστάσεις είναι πράγματα που πιθανόν ορισμένοι πελάτες να προαπαιτούν. Εξέτασε αυτή την εκδοχή και υπολόγισέ την, την ώρα του σχεδιασμού (π.χ. χρήση αναπηρικού αμαξιδίου).

Πρότεινε με αυτοπεποίθηση

Εάν τελικά συνεργαστείτε, πρέπει να είναι ξεκάθαρο ότι ο πελάτης θα πει την τελευταία κουβέντα όσο αναφορά το σχεδιασμό. Αυτό δεν σημαίνει, όμως ότι θα έχει σε όλα δίκιο. Με βάση το πρώτο ραντεβού αλλά και τα επόμενα που θα προκύψουν πρέπει να δίνεις τις ανάλογες συμβουλές και καθοδηγήσεις.

Προσπάθησε να μην προτείνεις τυχαία πράγματα αλλά να είσαι άνετος και συνειδητοποιημένος. Ο πελάτης θα εκτιμήσει τις προτάσεις και πιθανόν θα συμφωνήσετε σε πολλές ιδέες.

Μετά το ραντεβού

Ιδανικά, μετά το ραντεβού εσύ θα πρέπει να έχεις συλλέξει όλες τις χρήσιμες πληροφορίες ώστε να μπορέσεις να συνεχίσεις μετά το τέλος της συνάντησης. Εσύ θα πρέπει να έχεις υπόψη σου:

· Τι αρέσει στον πελάτη

· Ποιες είναι οι ανάγκες του

· Τι θέλει

· Τι δεν του αρέσει, ή δεν χρειάζεται ή δεν θέλει

Ανέλυσε τις πληροφορίες που θέλεις και σκέψου τις οικονομικές υποχρεώσεις του πελάτη (budget). Αναπόλησε όλη τη συνάντηση και ρώτα τον εαυτό σου:

· Είναι εφικτή η δουλειά (project) με βάση τον προϋπολογισμό του πελάτη

· Ταιριάζει η δουλειά στη δική σου προσωπικότητα και στις δικές σου ικανότητες

· Ο πελάτης είναι έτοιμος να συνεχίσει μετά το τέλος της συνάντησης

· Αισθάνθηκες ότι επικοινωνείτε εύκολα και αποτελεσματικά

· Ο πελάτης έλαβε υπόψη της συμβουλές σου

· Σου παρείχε τις πληροφορίες που χρειάστηκες και συνεργάστηκε απαντώντας σε όλες τις ερωτήσεις με το καλύτερο δυνατό τρόπο

· Πιστεύεις ότι θα σου δημιουργήσει στη συνέχεια προβλήματα

· Πιστεύεις ότι υπάρχει αρκετή χημεία ανάμεσα σε σένα και τον υποψήφιο πελάτη ώστε να συνεχίσεις το έργο μαζί του

Όταν πάρεις τις αποφάσεις σου και καταλήξεις ότι είσαι έτοιμος να συνεχίσεις, τότε είναι η στιγμή να επικοινωνήσεις με τον υποψήφιο πελάτη. Ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας είναι ένα τηλεφώνημα. Σε περίπτωση που δεν έχεις τον αριθμό προτίμησε την αποστολή mail. Στη συνέχεια όρισε ένα νέο ραντεβού για να κανονίσετε τα διαδικαστικά όσο αναφορά τον τρόπο πληρωμής τα βήματα της δουλειάς κτλ

Σε αντίθετη περίπτωση, όπου τελικά δεν θέλεις να αναλάβεις τη δουλειά πρέπει ξανά να επικοινωνήσεις με τον πελάτη ώστε να του το ανακοινώσεις και να του ευχηθείς καλή τύχη από εδώ και πέρα. Μπορείς εάν γνωρίζεις ένα συνάδελφο που ενδιαφέρεται, να του μιλήσεις για τη δουλειά και να τον προτείνεις.

Εμπιστεύσου το ένστικτό σου

Όταν πρόκειται να κάνεις μια σχεδιαστική πρόταση ή να επιλέξεις έναν πελάτη άσε το ένστικτό σου να σε καθοδηγήσει. Να θυμάσαι, όσο περισσότερη εμπειρία αποκτάς τόσο πιο εύκολα θα μπορείς να καταλαβαίνεις τι θέλουν οι υποψήφιοι πελάτες.

Και μην ξεχνάς, δεν χρειάζεται να φοβάσαι. Όλοι στην αρχή κάνουμε λάθη και μέσα από τα λάθη μας γινόμαστε καλύτεροι. Σημασία έχει να μην τα παρατάμε και να πιστεύουμε ότι μπορούμε. Με αυτό τον τρόπο θα φτάσουμε στην επιτυχία!!!

Πηγές

https://www.qcdesignschool.com/2015/08/client-consultation-questions-creating-the-concept/